VNSG Congres nieuwe stijl wordt belangrijkste update voor Nederlandse SAP professional

Aan de maalstroom van veranderingen in deze turbulente tijden kan ook het VNSG Congres zich niet onttrekken. Het evenement stond 17 jaar, met Maastricht als voornaamste thuisbasis, symbool voor de saamhorigheid in het delen van kennis tussen iedereen die is betrokken bij SAP-software in het Nederlands taalgebied. Het tweedaagse VNSG Congres is dood, leve het nieuwe driedaagse VNSG-evenement. Kennisoverdracht staat nog steeds centraal in een unieke congresreeks met elke dag maximaal drie onderwerpen, belicht vanuit diverse invalshoeken.

Heb jij nog het optreden van Boney M meegemaakt tijdens het VNSG Congres? Over enkele jaren is die vraag van een jonge SAP-gebruiker aan zijn oudere collega niet ondenkbaar, nu is besloten tot een geheel andere opzet van het VNSG Congres. Een tijdperk is afgesloten. De VNSG-feestavond is niet opgenomen in het programma van het VNSG Congres nieuwe stijl. Wie zich altijd verheugde op een zonnig voorjaarscongres in de meest zuidelijk gelegen provinciehoofdstad van ons land, moet de knop omdraaien. Maastricht ligt niet centraal genoeg voor een congres, gepland op 13, 14 en 15 oktober 2015.

”Het ’one size fits all’ heeft afgedaan”, aldus Rob van der Marck, directeur van de VNSG. ”Een groeiend aantal VNSG-leden gaf te kennen zijn ’peers’ niet meer te kunnen vinden op het grote evenement, met een vol programma waarin alle onderwerpen zo goed mogelijk over twee dagen zijn verdeeld. Nu voegen we er een extra dag aan toe. Echter, door een bundeling op één dag van alle presentaties over een bepaald onderwerp, ontstaat er een afzonderlijk congres. Deelnemers met gemeenschappelijke interessegebieden kunnen elkaar, geholpen door een ‘Meet & Greet’, veel gemakkelijker vinden en ideeën uitwisselen. Veel leden behoeven daardoor niet langer dan één dag weg te zijn van hun werk, omdat zij in principe voor één onderwerp komen, bijvoorbeeld de Business Suite, of mobility, dan wel BI”.

Evaluaties toonden hoge waardering
De behoefte aan een andere vorm van kennisoverdracht vertaalde zich de afgelopen jaren naar een lager bezoekersaantal. Van der Marck: ”In 2008 hadden we met 2700 bezoekers een topjaar. Met de komst van de crisis in 2009 hebben we het aantal bezoekers gestaag zien afnemen. Aan de waardering kon het niet liggen, want in de evaluaties scoorden we elk jaar hoog. Die lagere opkomst viel op den duur ook niet meer toe te schrijven aan de crisis. Met de nieuwe opzet verwachten we leden aan te trekken die al een lange tijd niet meer zijn geweest of die helemaal nooit kwamen. Afgezien van het wegvallen van de feestavond, blijft het congres voor de trouwe bezoeker onverminderd interessant voor het verwerven van kennis en het netwerken met gelijkgestemden”.

Naast minder bezoekers trok het VNSG Congres oude stijl ook minder sponsoren. Dat resulteerde in afnemende inkomsten voor de organisator. ”Het congres van afgelopen april deed een grote aanslag op onze reserves”, zo erkent Van der Marck. ”Het is een groot evenement dat veel kosten met zich meebrengt . Daarvoor hebben we in de goede jaren buffers opgebouwd, zodat we niet in de financiële problemen raken. Maar dat betekent niet, dat we op deze voet kunnen doorgaan met een verlieslijdend congres . We moesten wel iets doen om de kosten en opbrengsten weer in balans te brengen”.

Relatie met SAP is net als de markt: volwassen
SAP-gebruikers komen naar het congres om informatie over SAP-software te krijgen. Had SAP dan als Platinum sponsor niet willen bijspringen? De VNSG-directeur antwoordt heel stellig: ”We hebben het niet aan hen gevraagd, ze hebben het ons niet aangeboden en we moeten hen daar ook niet om willen vragen. SAP is geen suikeroom. Zij zijn belangrijk voor het aanleveren van de content . Via de Stuurgroep beslissen ze mee over de opzet en inhoud. Maar het congres is voor rekening en risico van de VNSG. Onze relatie met SAP is onafhankelijk en volwassen. Onze markt is ook heel volwassen. Groei in het aantal leden en dus ook in bezoekersaantallen van je evenement is niet meer zo vanzelfsprekend. Vandaar dat we als organisatie op basis van eigen onderzoek en afweging tot een andere opzet zijn gekomen. Het bestuur deelde die mening”.

Voor een buitenstaander had het VNSG Congres iets van een grote familiebijeenkomst, ondanks de soms kritische houding van de deelnemers tegenover SAP. Rob van der Marck heeft niet het idee dat de VNSG-leden kritischer zijn dan bijvoorbeeld de leden van de Duitse gebruikersorganisatie. ”Men verwacht als professional een goed congres en dat heeft men al die jaren bij ons ook gehad. Ik heb ooit eens een Duits ingenieur horen zeggen dat hij naar een congres komt om te leren en niet om plezier te hebben. Bij ons was de sfeer veel informeler, veel meer sprankelend. We boden een gebalanceerde combinatie van het nuttige en het aangename. Dat concept werkt niet meer; men wil wat anders”.

‘Face to face’ zonder informatiemarkt
Uit het onderzoek, dat het VNSG Bureau verrichtte bij leden die zich helemaal niet of niet meer op het congres lieten zien, blijkt dat zij het te massaal vonden. Zij troffen hun vakgenoten niet meer, dus vertegenwoordigers van soortgelijke organisaties in soortgelijke omstandigheden. Zij geven de voorkeur aan een minder omvangrijk evenement met een beperkt aantal onderwerpen. Het feestelijke karakter mag niet de overhand hebben. ”Maar we houden wel vast aan het ’face to face’ verbinden van de deelnemers, we willen geen online congres”, verklaart de VNSG-directeur.

De bezoeker van het VNSG Congres nieuwe stijl zal volgend jaar dus een keuze maken voor één of meerdere congresdagen met de onderwerpen waarnaar zijn of haar interesse uit gaat. Op één dag zijn maximaal 3 onderwerpen geprogrammeerd en elk onderwerp is binnen die dag afgerond. Van der Marck: ”Ook in de nieuwe opzet gaat het VNSG Congres de belangrijkste update voor de SAP-gebruikers in Nederland zijn. Ons streven is om content te bieden die de leden elders niet kunnen krijgen. Qua niveau willen we meer in de richting van SAPPHIRE, maar dan voor de Nederlandse community”.

Terwijl de bezoeker in één dag het voor hem of haar belangrijke onderwerp tot in alle facetten via diverse SAP-, VNSG- en klantpresentaties krijgt voorgeschoteld, blijft in de nieuwe opzet de beursvloer achterwege. ”Uit ons onderzoek bleek dat de doorsnee bezoeker daar een haat/liefde verhouding mee had”, aldus Rob van der Marck. ”In ieder geval scoorde de informatiemarkt in de verbindende functie beduidend minder. Wij willen dat onze adviesleden hun commerciële sponsoring leveren vanuit de inhoud. Wij bieden hen de ruimte om hun expertise te etaleren via serieuze content ten behoeve van bijvoorbeeld expertise sessies, workshops en masterclasses. Dat past ook in onze zienswijze op de rol van de consultants binnen de VNSG. We hebben ze keihard nodig vanwege hun kennis”.

Meest gelezen