Reisdeclaraties zo gepiept met Concur

 

Door Sharon Tijssen | 29.11.2016  09.53

 

Op reis voor het werk. Vaak nodig als je bij een internationaal bedrijf werkt. Maar … declaraties indienen, bonnetjes bewaren, uitgaven voorschieten, daar word je niet blij van. Het kost tijd, vaak eigen tijd. Bij Lamb Weston / Meijer hebben ze daar wat aan gedaan. Door de implementatie van Concur is het indienen van een reisdeclaratie nu een fluitje van een cent.


Het HR-beleid van Lamb Weston /Meijer (LW/M) is erop gericht medewerkers te ‘empoweren’ en ze eigen verantwoordelijkheden te geven. Daarbij hoort ook het beschikbaar stellen van de juiste tools. Dat was voor de directie van het bedrijf de belangrijkste overweging om Concur te implementeren. Concur is sinds eind 2014 een SAP-company. Een eenvoudig door de medewerkers zelf te gebruiken software-oplossing voor het beheer van (de kosten van) zakenreizen.


Veel tijd

Behalve 5 locaties in Europa heeft LW/M ook - verspreid over de wereld - een groeiende marketing- en salesforce. De medewerkers reizen veel voor hun werk en moeten dus veel reisdeclaraties maken. “Ze deden dat met Excel-sheets waar de bonnetjes aan werden geniet en die dan in een envelop naar Kruiningen werden gestuurd”, vertelt Wim Loomans, interim-projectmanager IT bij LW/M. “De manager controleerde alles, waarna de gegevens handmatig in SAP werden ingeboekt. Het kostte medewerkers, managers en administratie veel tijd. Er was echt een andere oplossing nodig om de salesforce op dit punt te ondersteunen.”


We kregen regelmatig van collega's uit Amerika te horen: "Dat gaat bij ons een stuk makkelijker"


Ook creditcard

Voor die oplossing bekeek het bedrijf verschillende opties. Het gebruikt Youforce als HR-systeem en dat heeft ook een declaratiemodule. “Maar die is niet berekend op de grote aantallen uitgaven en bonnetjes waar het bij ons om gaat”, zegt Loomans. “Ons moederbedrijf ConAgra gebruikte al Concur en in Kruiningen kregen we regelmatig van collega's uit Amerika te horen: ‘Dat gaat bij ons een stuk makkelijker’. Uiteindelijk hebben wij ook voor Concur gekozen. Zo’n 200 medewerkers die veel reizen, gebruiken het nu en hebben tegelijk een company creditcard gekregen. Zo hoeven ze hun uitgaven niet meer voor te schieten. Het is een enorme vooruitgang en iedereen is er heel enthousiast over.”


Heel makkelijk

Concur heeft een app voor de smartphone en die maakt het declareren heel makkelijk. Je maakt een transactie aan en voegt een foto bij van het bonnetje. Vervolgens toets je gegevens in over waar en waarvoor je de uitgave doet, drukt op ‘send’ en alles wordt geüpload in Concur. Binnen Concur kun je ook een rapport van je uitgaven maken, via de app of via laptop of pc. Concur geeft precies aan wat je moet invullen. De manager krijgt een bericht dat de medewerker een declaratie heeft ingediend, checkt of alles klopt en compleet is en kan het vervolgens goedkeuren. Loomans: “Als we van een bepaald event of project alle gemaakte reiskosten willen zien, kunnen we dat zo uit Concur halen.”


Flinke besparing

De businesscase zag er zeer positief uit. De administratieve handelingen (indienen, controleren, verwerken) van de Excel-sheets kost € 75 tot € 100 per sheet. Met Concur is dat werk niet meer nodig en dat levert een flinke besparing op. ”Maar het grootste voordeel is dat we het de sales- en marketingcollega’s makkelijk maken”, zegt Loomans. “Via de app kunnen ze declaraties direct ter plaatse invoeren. Ze zijn daar weinig tijd aan kwijt en kunnen dus meer tijd besteden aan hun echte werk: sales. De performance van het systeem is goed. En het is altijd bereikbaar, omdat het een cloudoplossing is.”


Ik adviseer anderen die de implementatie van Concur overwegen, vroeg afspraken met externe partijen te maken en daarop consequent te monitoren


Interacties afstemmen

Concur is een vrij simpel systeem, maar de implementatie duurde toch driekwart jaar. Dat kwam doordat interacties met externe partijen op elkaar moesten worden afgestemd. Vanuit American Express en Elavon/US Bank moesten er bijvoorbeeld feeds gemaakt worden om de creditcardtransacties te laten binnenlopen in Concur. “Het kostte veel tijd om die feeds te bouwen en goedgekeurd te krijgen. Ook het regelen van de juridische en banktechnische aspecten nam veel tijd in beslag. We hadden zelf weinig invloed op het verloop daarvan. Ik adviseer anderen die de implementatie van Concur overwegen, vroeg afspraken met externe partijen te maken en daarop consequent te monitoren.”


Concur centraal

Ook de communicatie tussen Concur en de andere cloud-oplossingen Youforce, Visa (voor het beheer van de creditcards) en het boekingssysteem AirGo van het eigen reisbureau VCK Travel moest worden geregeld. Concur staat daarin centraal. De stroom van boekingen van vluchten en hotels door VCK Travel komt via American Express binnen in Concur. En de stroom van creditcard-uitgaven van medewerkers loopt via Elavon binnen in Concur. “We koppelen de stamdata uit die verschillende cloud-oplossingen door een download in Excel. De basisgegevens zitten in Youforce. Als daarin wat verandert, moeten we dat nu handmatig aanpassen in Concur. We willen dat met SAP Process Orchestration (PO) automatiseren, zodat de gegevens in Concur ook meteen worden aangepast.” De consultancy van Concur liep voor een groot deel via webinars en conference calls. “Misschien niet zo prettig als face to face, maar wel efficiënt.”


Daan van Dommele & Wim LoomansInterface maken

LW/M moest zelf de interface ontwikkelen voor de communicatie tussen Concur en SAP. De integratie laat namelijk na de overname van Concur door SAP nog even op zich wachten. Daan van Dommele, applicatie-analist/developer bij LW/M, bouwde de interface. “We hebben gebruikgemaakt van de standaardexportmogelijkheden binnen Concur zijn. Met Youforce hadden we al ervaren hoe je boekingen in SAP laat lopen. Daarop hebben we voortgeborduurd. We downloaden nu handmatig de gegevens uit Concur. Binnenkort gaan we SAP PO gebruiken om die gegevens aan te leveren in SAP. Ik ga ervan uit dat SAP een keer die stap overneemt, zodat Concur direct met SAP ECC kan communiceren. Al met al ging het bouwen van de interface goed, er waren weinig Concur-specifieke zaken.”


Grotere groep

De 200 medewerkers die nu Concur gebruiken zijn vooral salesmensen, maar ook engineers die veel reizen. “We kijken nu hoe zij het systeem ervaren en perfectioneren het op basis daarvan. Daarna rollen we het uit naar een grotere groep. En we denken eraan op termijn medewerkers ook hun eigen reizen te laten boeken. We nemen daar de tijd voor want daar zitten wat meer haken en ogen aan dan aan de declaratiemodule.”


 

Seeing possibilities in potatoes

Lamb Weston® verkoopt hoogwaardige aardappelproducten in meer dan 100 landen over de hele wereld. LW/M bedient markten in de EMEA-regio (Europa, Midden-Oosten, Afrika) en Brazilië. Via proactieve partnerships met haar klanten ontwikkelt LW/M inventieve producten die het eten smakelijker maken voor de consument. LW/M heeft zijn hoofdkantoor in Kruiningen (Nederland). Het bedrijf exploiteert 5 fabrieken: 3 in Nederland, 1 in het Verenigd Koninkrijk en 1 in Oostenrijk. In de EMEA-regio biedt LW/M werk aan 1.300 mensen.

 

Plaats reactie

Even geduld a.u.b.

Meest gelezen