Rabobank en SAP Fieldglass: van Excel naar excellente bemiddeling

 

Door Sharon Tijssen | 21.11.2016  10.39

 

De Rabobank werkt sinds 2013 met SAP Fieldglass, een cloudoplossing voor het beheer van flexibele werkkrachten en de inkoop van diensten. In die tijd was deze oplossing nog niet van SAP, maar dat veranderde in maart 2014. Wat is SAP Fieldglass? En hoe helpt het de Rabobank om beter te presteren en efficiënter te werken? Er is niemand die deze vragen beter kan beantwoorden dan het team bij de Rabobank zelf.

 

Tekst · Renske Pepping


De interviewafspraak vindt plaats in Eindhoven, net vóór de bouwvak van regio Zuid. De vestiging van de bestuursorganisatie is op dat moment één grote bouwput. De bestaande hoogbouw tegenover het station maakt plaats voor een nieuw kantoor dat aansluit bij de moderne behoeften van medewerkers.


Als ik het ‘oude’ gebouw binnenkom, wachten daar drie mannen: Bastiaan Graf – SAP consultant bij ESconsult, Peter Millenaar – Senior Servicemanager Purchase to Pay bij de Rabobank, en Mark Hanssen – functioneel beheerder SaaS-applicaties bij de Rabobank. Het gesprek gaat van start.


De aanleiding: inefficiënte processen

We duiken meteen de geschiedenis in, naar het begin van deze eeuw. De Rabobank werkt op dat moment met Taleo Recruit, een programma voor de recruitment van ingehuurde medewerkers. Mark: “Dat pakket was verouderd. Het zorgde wel voor een goede match tussen opdracht en kandidaat, maar er was geen integratie met SAP Human Capital Management (HCM) en SAP Supplier Relationship Management (SRM).” En dat bracht behoorlijk wat extra werk met zich mee voor Rabobank Connect Bemiddeling, het team dat verantwoordelijk is voor de flexibele inhuur van medewerkers. “Zij moesten met Excel handmatig allerlei opdrachten en gegevens inkloppen in de overige systemen”, vult Peter aan. “Met als gevolg dat zij in drukke tijden zélf mensen moesten inhuren om het werk gedaan te krijgen. En dan hebben we het nog niet eens over de foutgevoeligheid van deze werkzaamheden.”


Pionieren

Dat moest anders. En daarom koos de Rabobank in 2012 voor de implementatie van Fieldglass, toen nog geen onderdeel van SAP. Peter: “Het was echt pionieren in die tijd. Wij vonden cloud best spannend en er zat ook enorm veel druk achter. Als de migratie niet goed zou gaan, konden onze tijdelijke krachten niet aan het werk.” Na een lange periode van overleg, ontwikkeling en implementatie, ging de oplossing begin 2013 live. “We begonnen as is, waarbij de functionaliteit van Taleo een-op-een werd overgenomen”, vervolgt Peter. “Daarna hebben we stapsgewijs extra functionaliteit toegevoegd.”


End-to-end inhuurproces

Het is precies die extra functionaliteit die Fieldglass tot een interessante oplossing maakt voor de Rabobank. Mark: “We hebben ook andere oplossingen overwogen, maar Fieldglass bood voor ons de grootste meerwaarde.” Bastiaan vult aan: “Dat zit hem vooral in de reporting-functionaliteit en in de integraties. Fieldglass had destijds in Amerika al bewezen de integraties met SAP HCM en SAP SRM aan te kunnen.” Inmiddels is er veel functionaliteit toegevoegd en is het hele proces afgedekt: van het moment dat een manager een aanvraag doet voor een externe medewerker tot en met de uitdiensttreding. De aanvragen worden automatisch uitgezet bij uitzendbureaus, de beste kandidaten worden geselecteerd en op hun eerste werkdag kunnen de medewerkers direct aan de slag. Hun pasje ligt klaar en ze hebben de juiste autorisaties. De facturatie is snel en efficiënt, net als het administratieve proces rondom uitdiensttreding. Fieldglass is in dit hele proces de bron; wijzig je iets in deze oplossing dan wordt het in de hele keten doorgevoerd.


Het bredere kader: toename van flexibele krachten

In maart 2014 werd Fieldglass overgenomen door SAP. Sindsdien is SAP Fieldglass hét systeem binnen SAP voor het beheer van flexibele krachten. De overname past binnen de cloudpropositie van SAP, maar ook binnen een bredere ontwikkeling: de toename van het aantal flexibele medewerkers. Steeds meer organisaties werken met een kleine kern van mensen in vaste dienst. Daaromheen zitten flexibele schillen van mensen die op projectbasis worden ingehuurd. Dat maakt het eenvoudiger voor organisaties om op en af te schalen.


Wat heeft het de Rabobank gebracht
De tijd van uren inkloppen in Excel en externe contracten handmatig verlengen, is bij de Rabobank voorgoed voorbij. De manager heeft tegenwoordig geen omkijken naar de administratieve afhandeling; hij hoeft alleen de sollicitatiegesprekken te voeren. Alles wordt STP (Straight Through Processing) afgehandeld en de afdeling Rabobank Connect Bemiddeling werkt veel efficiënter. Mark: “Er zijn lage lasten voor de administratie en veel minder disputen bij het afhandelen van facturen. Het proces is bovendien heel transparant. De HR-inkoper heeft altijd een actueel inzicht in de lopende contracten en tarieven.”


Lessons learned

Dat klinkt allemaal heel positief. Is er dan niets dat ze anders zouden doen, mochten ze het proces opnieuw ingaan? “Jawel”, antwoordt Bastiaan. “We hebben geleerd dat het essentieel is om met alle stakeholders om tafel te zitten. En dan bedoel ik: écht om de tafel. We moesten veel schakelen met Amerika, Londen, India. We boekten daarbij de meeste vooruitgang als we samen in één kamer zaten, in plaats van met conference calls.” Mark vult aan: “Ik denk dat we vier jaar geleden ook strikter waren dan nu. Het systeem moest zich toen aanpassen aan ons inkoopproces, terwijl er nu veel meer gezocht wordt naar een mix tussen standaard en maatwerk.”


Toekomst

Natuurlijk kijkt de Rabobank alweer verder. Welke stappen maakt de organisatie op inkoopgebied? Welke verbeteringen kunnen ze doorvoeren bij Rabobank Connect Bemiddeling? “We volgen Gartner op de voet”, vertelt Peter. “Voorheen was het vanzelfsprekend om je mega suite te upgraden. Nu zijn er zoveel interessante niche-oplossingen en pop-ups. De markt ligt open en we kijken ongeveer drie jaar vooruit.” Mark: “En wat SAP Fieldglass betreft willen we de oplossing ook helemaal integreren in de processen bij de lokale banken. Zodat iedereen van de voordelen profiteert.”

 

 

 

Meest gelezen