Erasmus Universiteit Rotterdam stapt over op Fiori

SPOTLIGHT ARTIKEL | Alles eenvoudig digitaal kunnen regelen, dat wil de jongste generatie medewerkers. Daarom wordt de huidige HR-portal van de Erasmus Universiteit Rotterdam (EUR) vervangen door de nieuwe HR-portal (Fiori Portal Launchpad) met ontsluiting van de standaard en eigen Fiori scenario’s. Naast meer gebruiksgemak zijn er vanaf begin 2017 ook nieuwe functies beschikbaar.

Aansluiten bij de moderne samenleving


Interview Dirk-Jan Schenk | Tekst Maarten Reith

“De nieuwe HR-portal heeft een responsive design, zodat deze goed werkt op desktop, tablet en telefoon. Zo’n 3000 medewerkers van de Erasmus Universiteit gaan er gebruik van maken. De portal draait on premise, in het eigen datacenter”, schetst Marcel Hoornweg, senior projectmanager bij het Erasmus Programma Bureau, de overstap naar SAP Fiori waaraan nu gewerkt wordt.


Vanaf 2014 is in Rotterdam de Erasmus Employee Self Service portal in gebruik. Hierin kunnen medewerkers vakantiedagen aanvragen, persoonlijke gegevens wijzigen, tijdschrijven voor projecten en kosten declareren. In 2012 is voor Employee Self Service (ESS) gekozen omdat de universiteit aangesloten wil blijven bij de moderne maatschappij en dus kregen de medewerkers meer vrijheid om hun zaken digitaal te regelen. De overstap naar ESS, een feature van SAP ERP HCM, was onderdeel van een herimplementatie en uitbreiding van SAP, uitgevoerd door Deloitte en HuRis. Ook SAP Invoice Management en Finance maakten hiervan deel uit.

"Inmiddels was de wereld ook veranderd, er waren ontwikkelingen op het gebied van SuccessFactors."


Veranderde wereld

“Al snel na de ingebruikname van deze HR-portal ontvingen we signalen dat deze niet gebruikersvriendelijk zou zijn. Bovendien wilde de universiteit nieuwe HR-scenario’s toevoegen”, aldus Hoornweg. Inmiddels was de wereld ook veranderd, er waren ontwikkelingen op het gebied van SuccessFactors. SAP had deze maker van op cloudgebaseerde HR-software overgenomen. “Op basis van deze ontwikkelingen wordt SuccessFactors gezien als het toekomstig pakket dat alle HR-processen voor de Erasmus Universiteit Rotterdam kan gaan ondersteunen. Voor de beoordelingscyclus is reeds de module Performance & Goals van SuccessFactors in gebruik genomen.”


Om in de tussentijd gehoor te geven aan de signalen met betrekking tot de gebruikersvriendelijkheid en als voorloper op de mogelijke verdere overstap naar SuccessFactors, is in 2015 gestart met het project voor de overstap naar de nieuwe HR-portal en het gebruik van nieuwe HR-scenario’s. “Voordeel van het Fiori-design is dat dit uiteindelijk aansluit bij de toekomstige ‘look and feel’ van SuccessFactors”, vult Sander Surewaard, lid MT HuRis en projectleider voor het EUR Fiori-project, aan. De combinatie Deloitte en HuRis is ook door de EUR voor dit traject uitgekozen voor de verdere implementatie. “Met Fiori kunnen we gefaseerd overgaan van het bestaande SAP HCM-systeem naar SuccessFactors maar wel direct de gebruikersvriendelijkheid verbeteren. Gedurende enkele jaren wordt er hybride gewerkt en kan langzaam worden overgegaan naar SuccessFactors.”


Eigen apps

Nu is de Proof Of Concept (POC) gereed en zal de verdere implementatie worden vormgegeven zodat de nieuwe HR-Portal begin 2017 volledig live zal zijn. Surewaard: “We hebben veel aangepast aan Fiori, dat je kunt beschouwen als een verzameling van apps met een makkelijk toegankelijke interface. Standaard zijn de verlofaanvragen, tijdschrijven en ‘my inbox’. Voor ziekmelden, declareren en het wijzigen van de eigen gegevens hebben we zelf apps gemaakt. Zo ook voor het melden van nevenwerk, voor de Nederlandse universiteiten verplicht te registreren en te publiceren op de pagina’s van de medewerkers. Hiermee voldoet EUR aan de wettelijke eisen. “Het loonstrookonderdeel voegen we later nog toe. De beoordelingscyclus in SuccessFactors is één van de ‘tegeltjes’ in Fiori. Als je daarop klikt ga je door naar de site van SuccessFactors.”


Hoge randvoorwaarden

“Omdat we al werken met SAP HCM ESS, is de overgang naar Fiori een stuk eenvoudiger en zijn er geen additionele licenties benodigd”, gaat Hoornweg verder. “We zijn hierin echter wel voorloper. Als ‘early adopter’ heb je wel meer meldingen dan latere gebruikers, zoals een randje om een blokje en dergelijke. De randvoorwaarden voor het project zijn heel hoog. Zo moeten we werken met Notes van eind 2015. Technisch hadden we wel wat tegenslagen en we hadden meerdere ‘calls’ bij SAP. Het technisch beheer had de handen vol en het project heeft langer geduurd dan gepland. Deze zomer zal ook het reguliere landschap naar de laatste versie worden overgezet zodat we klaar zijn voor de verdere implementatie.”

"Het moet voor de gebruikers dusdanig eenvoudig zijn dat ze geen instructie nodig hebben, anders is het niet goed."


Gebruikersvriendelijkheid

De nieuwe HR-portal met Fiori-scenario’s wordt beschikbaar gesteld voor alle medewerkers en leidinggevenden. De reguliere HR-medewerkers blijven vooralsnog werken in de SAP back-end en gaan later in één keer over naar SuccessFactors, indien deze overstap wordt gemaakt.


Met name voor eindgebruikers die weinig gebruik maken van het systeem is de gebruikerservaring essentieel. Vandaar dat de overgang naar de nieuwe HR-portal en in de toekomst mogelijk naar SuccessFactors, een welkome stap zijn.


Hoofddoel van het project is verhoging van de gebruikersvriendelijkheid. Volgens Hoornweg moet het voor de gebruikers dusdanig eenvoudig zijn dat ze geen instructie nodig hebben, anders is het niet goed. “We hebben nu een meer homogene interface, het is intuïtiever, waarbij je dezelfde ervaring hebt als bij online winkelen of je verzekeraar. Op dit moment worden de voorbereidingen getroffen voor de verdere implementatie en is de nieuwe HR-portal nog niet uitgerold binnen de organisatie. We hebben dus nog geen feedback van alle gebruikers, maar we hebben de nieuwe HR-portal wel een aantal malen gepresenteerd en iedereen was enthousiast over het uiterlijk en de functionaliteiten. We hebben er dus alle vertrouwen in dat dit een verbetering is voor de gebruikersvriendelijkheid voor onze medewerkers.”

***


 Bob Vos, Solution Advisor, SAP SuccessFactors:
"SAP heeft tot doel om klanten met diverse SAP-oplossingen (inclusief SAP HCM en SuccessFactors) één user experience te bieden. Hiervoor maakt SAP gebruik van de inspiratie en concepten van SAP Fiori. De uitlevering van SAP Fiori is een continu proces. Voor SuccessFactors betekent dit dat ieder kwartaal nieuwe Fiori-ontwerpen en -schermen worden uitgeleverd. Een aantal voorbeelden van onlangs uitgeleverde Fiori-schermen binnen SuccessFactors zijn: De nieuwe People Profile, Home Page en het Admin Center.


De HR-oplossing van SAP voor de toekomst is SuccessFactors. Dit neemt niet weg dat SAP wel degelijk in SAP HCM blijft investeren. Om de overgang naar SuccessFactors voor SAP-klanten op korte of lange termijn stapsgewijs mogelijk te maken, biedt SAP diverse integratiescenario’s aan, waaronder het hybride model, waarbij systemen deels uit SAP HCM on premise en deels uit SuccessFactors in de cloud bestaan.”



Over Erasmus Universiteit Rotterdam

Aan de Erasmus Universiteit Rotterdam studeren ongeveer 23 duizend studenten. Er zijn zeven faculteiten of 'schools': Economie, Geneeskunde, Rechten, Sociale wetenschappen, Management, Geschiedenis/Cultuur/Communicatie en Wijsbegeerte. De hoofdlocatie is Woudestein. De EUR telt circa 3000 medewerkers. Ongeveer 80 procent hiervan doet onderwijs- of onderzoeksgerelateerde activiteiten, 20 procent heeft een ondersteunende of beheerfunctie.

 

Dit artikel is ook te lezen in het online VNSG Magazine juni 2016.




Meest gelezen