De provincie-ambtenaar ruilt vakantiegeld in voor vrij besteedbaar budget

De invoering van het Individueel KeuzeBudget (IKB) stelt veel organisaties voor een interessante uitdaging. Want hoe help je mensen bij het maken van de juiste keuzes? En hoe zorg je vervolgens dat al die keuzes goed geadministreerd worden? De provincie Noord-Brabant loste het op met de SAP module Flexible Budgets. Daarmee is het ideaal van het nieuwe werken  in Brabant weer een stapje dichterbij gekomen.

Sinds 1 januari 2015 beschikken provinciemedewerkers naast hun salaris over een vrij besteedbaar budget. Dat Individueel KeuzeBudget (IKB) is de optelsom van het vakantiegeld, de eindejaarsuitkering, de levensloopbijdragen, meerwerktoeslagen en het - in geld omgezet - bovenwettelijk verlof. Medewerkers kunnen dit vrij besteedbare budget vervolgens naar eigen inzicht aanwenden op een manier die past bij hun levensfase, persoonlijke wensen of persoonlijke doelen. Het biedt de medewerker meer zeggenschap, keuzevrijheid, verantwoordelijkheid en veel minder regels. 

Wie wil, kan alles gewoon bij het oude laten en in mei vakantiegeld uit laten keren en in december de eindejaarsuitkering. Maar medewerkers kunnen ook maandelijks over een deel van hun budget beschikken, wat neerkomt op een verhoging van het brutobedrag op de loonstrook van gemiddeld 21,5 procent. Of ze kunnen het aanwenden om bijvoorbeeld een fiets aan te schaffen, extra verlofuren te kopen en hun vakbondscontributie te betalen. De ruim 1200 medewerkers van de provincie mogen elke maand van gedachte veranderen. Dus als iemand in januari doorgeeft elke maand over wat extra geld te willen beschikken en in maart toch liever én maandelijks wat extra, én een fiets én vijf verlofdagen wil hebben, is dat geen probleem.   

 

Deze regeling stelde de Nederlandse provincies voor een interessante uitdaging. Hoe zorg je immers dat medewerkers hun keuzes op een goede, inzichtelijke en gebruiksvriendelijke manier kunnen doorgeven?

 

Uitdaging
De provincie Noord-Brabant ging in de zomer van 2014 - de regeling was op dat moment nog niet door de bonden geaccordeerd - op zoek naar een oplossing om het IKB op een goede manier te ondersteunen. “De keuze voor SAP was een logische”, vertelt Miriam de Zwager, teamleider van het SAP-serviceteam van de provincie Noord-Brabant. “Wij zijn al jaren een echte SAP-provincie; we hebben héél véél SAP-producten. Bovendien waren we bezig met de implementatie van SAP Payroll. Dit sloot daar naadloos bij aan. In onze ogen moesten we dit oplossen met de Flexible Budgets module van SAP. We zochten natuurlijk ook een leverancier die ons hierbij kon helpen. Na een zorgvuldige selectie kwamen we uit bij Launch!HCM, die inmiddels ook de implementatie bij de provincie Noord-Holland hadden verzorgd.”

 

Noord-Brabant trok niet alleen op in dit project. Er zijn vier SAP gebruikende provincies, waarvan twee ook SAP Payroll gebruiken. Het landschap van Noord-Holland lijkt veel op dat van Noord-Brabant. Beide provincies werken vaker samen. Zo ook met dit project.

 

Designstandaarden
De interface van de module Flexible Budgets was in een eerder project bij Rabobank  helemaal gecodeerd in UI5, SAP’s HTML5-variant. Hij voldeed aan de hoge eisen van de Rabobank én aan alle nieuwe designstandaarden van SAP. “Wat ons met name charmeerde, was het feit dat de module zowel de keuzemogelijkheden als de budgetten in één scherm laat zien”, vertelt De Zwager. “Normaal is dat gesplitst. Dan kies je in het ene scherm het budget en maak je in een vervolgscherm keuzes. De Rabo-variant echter, stelt medewerkers in staat om hun keuzes te maken en laat vervolgens bovenin hetzelfde scherm direct zien wat het effect van die keuzes is op de budgetten. Dat maakt het spelen met de mogelijkheden veel intuïtiever.”

 

Hoewel iedereen laaiend enthousiast over de module was, kon hij niet zonder meer in gebruik genomen worden. De interface was zó goed dat SAP hem op de prijslijst wilde zetten. “Hij lag kant en klaar op de plank”, vertelt consultant Jeroen Vermeulen. “Hij was door SAP zelfs al tijdens een focusgroep meeting van de VNSG gepresenteerd. Alleen moet zo’n innovatie eerst een heel proces doorlopen bij SAP voor hij op de prijslijst komt. In nauwe samenwerking met SAP Nederland hebben we dat proces kunnen versnellen en konden we de ‘Rabobank interface’ ook bij de provincie Noord-Brabant en Noord-Holland gebruiken.”

 

Belangrijke rol voor change
De provincie heeft binnen dit project veel aandacht besteed aan de veranderaspecten. “We hebben ervoor gekozen om al in een vroeg stadium verschillende mensen mee te laten denken over de optimale inrichting van de interface”, vertelt de Zwager. “Daartoe organiseerden we workshops waarin niet alleen HR, IT, de salarisadministratie en juridische zaken vertegenwoordigd waren, maar ook medewerkers die niets met het proces zelf te maken hebben. Daarbij hebben we heel nadrukkelijk gekozen voor mensen die in de regel sceptisch tegenover dit soort veranderingen staan én voor mensen die niet dagelijks met dit soort systemen werken. Door de meest kritische doelgroep al in een vroeg stadium te betrekken, konden we de juiste specs voor de interface opstellen én creëerden we bovendien draagvlak voor het nieuwe proces.” Jeroen Vermeulen: “Ik heb in Excel een werkende mock-up gebouwd waar we tijdens de workshops mee aan de slag gingen. Op die manier maak je het heel inzichtelijk voor medewerkers en krijg je waardevolle discussies over de beste indeling van het scherm. Na afloop van die workshops hadden we alle requirements en specificaties van de oplossing helder in beeld. Daarna zijn we meteen gaan bouwen. Na zes weken was de oplossing klaar. We hebben de oplossing daarna uitvoerig getest - hij liep als een zonnetje.”

 

Dagelijkse inloopsessies
De module ging live op 12 december 2014. Vervolgens hadden de medewerkers van de provincie Noord-Brabant tot 15 januari de tijd om keuzes te maken voor die maand. “Dat ging prima”, vertelt De Zwager. “We hebben de eerste weken samen met PZ dagelijkse inloopsessies georganiseerd waarbij mensen al hun vragen konden stellen. We wilden tijdens die sessies mensen kennis laten maken met verschillende scenario’s. Wil je het bij het oude laten? Prima, dan zijn dit de stappen. Maar kijk ook eens naar deze mogelijkheid. Of naar deze…  Die sessies werden onder meer bemand door de mensen die helemaal in het begin van het traject meededen aan de workshops. Zij vervulden een echte ambassadeursrol. Daarmee zorgden we dat het aanvankelijke, gezonde wantrouwen al heel snel overging in enthousiasme. En, ook belangrijk, uiteindelijk ontving iedereen z’n salaris keurig op tijd.”

 

Het Individueel KeuzeBudget sluit helemaal aan bij het nieuwe werken: meer zeggenschap, keuzevrijheid en verantwoordelijkheid passend bij persoonlijke wensen en doelen”, vertelt De Zwager. “Wij richten onze processen steeds meer volgens dat principe in. Je hoeft bij ons bijvoorbeeld niet van 9 tot 5 te werken. Je werkt een X-aantal werkbare uren per jaar. Hoe je die tijd vervolgens over je werkdagen verdeelt, bepaal je zelf. Flexibel omgaan met de inzet van je budget past daar perfect bij. Je laat het allemaal naadloos aansluiten bij je levensfase.”


 

Dit artikel is ook gepubliceerd in het het VNSG Magazine van december 2015.

 

 

Meest gelezen