Blog Arthur de Niet | De nieuwe manier om naar waarde en kosten van IT te kijken

ITPfM- IT Portfolio Management

Als we terugkijken naar de technologische ontwikkelingen binnen de Informatie Technologie (IT), dan kunnen we zien hoe enorm snel IT van “een leuke computer om erbij te hebben” is gegroeid naar een onmisbaar onderdeel van ons privé- en zakelijkleven. Nog niet zo heel lang geleden stond er nog een enorme kast onder een bureau met een bijbehorend log beeldscherm erbovenop. Nu hebben we laptops, tablets en smartphones die 1000x sneller zijn, veel compacter en die grafisch gezien onze oude desktop Pc’s aan het stenen tijdperk doen denken. Daarnaast kunnen we nu ook bellen, online bankzaken doen (waar we maar willen) en hebben we al zelfrijdende auto’s door onze straten rijden!


Allemaal prachtige ontwikkelingen in IT die met de snelheid van het licht ons leven nog makkelijker maken dan het al was. Alleen is de complexiteit ook met de snelheid van het licht toegenomen en daardoor is de beheerbaarheid van IT – en dan vooral de beheerbaarheid van kosten – exponentieel afgenomen. We hebben vaak ongeveer een idee wat de totale kosten van IT zijn, maar als we willen weten wat één server of applicatie ons eigenlijk kost is het enorm moeilijk (en bij sommige bedrijven zelfs onmogelijk) om dat binnen twee dagen vast te stellen. Met als gevolg dat IT kosten vaak als een gegeven worden geaccepteerd en maken we ons weinig druk over de groei ervan.


Die groei wordt voornamlijk veroorzaakt door de zogenaamde “upgrade spiral” waarin software steeds meer functionaliteit biedt. Maar daardoor ook steeds snellere hardware/computers nodig heeft die weer snellere software mogelijk maken enzovoort. Veel bedrijven gebruiken alleen nog oudere methodes en technieken om IT kosten te beheersen. Gedreven door de toegnomen complexiteit van IT, gebeurt dit vooral op basis van budgetten. Zolang de IT kosten maar binnen de afgesproken budgetten passen, is er geen noodzaak om dieper naar de IT kosten te kijken. En dat is eigenlijk gek, want we hebben tegenwoordig zoveel analysepower in onze software pakketten zitten dat het eigenlijk heel simpel zou moeten zijn om die informatie zichtbaar te maken.


Om weer meer inzicht en grip op IT kosten te krijgen, en om ook meer zicht te krijgen wat de (extra) waarde die IT ons eigenlijk geeft, is een nieuwe methodologie ontstaan: IT Portfolio Management (of kortweg ITPfM).


IT Portfolio Management is een term die al enkele jaren binnen de IT industrie wordt gebruikt, maar vaak nog op een te eenzijdige manier. Vaak wordt met IT Portfolio Management het “managen van IT projecten” bedoeld. Dit is slechts één factor van IT. Er zijn daarnaast ook andere factoren zoals IT Investeringen, IT Systemen & support and IT Technologie. De ITPfM methode neemt al deze relevante factoren samen in één geïntegreerd model; het ITPfM Integrated Value/Cost model. Hierbij ligt de nadruk op Total Cost of Ownership. De kern van dit model is - om de kosten van IT te bepalen - je eerst alle relevante kosten factoren in ogenschouw moet nemen. En dat is niet altijd even gemakkelijk. Sterker nog, er zijn weinig bedrijven die op detailniveau alle kosten van een systeem bovenwater kunnen krijgen. Daar zijn verschillende oorzaken voor waar ik nu even niet op inga.


Wat wel belangrijk is om kosten te beheersen, je eerst moet weten wat die kosten eigenlijk zijn (tot op het uitgave/factuur niveau). Net als in je privésituatie moet je eerst alle rekeningen van gas, water, licht en andere uitgave hebben voordat je überhaupt kan bepalen waarom je maandelijks minder overhoudt dan wat er binnenkomt. Eigenlijk komt het allemaal neer op het voeren van een gedegen administratie, maar dan wel met het oog op totale kosten van een bepaald IT systeem of een portfolio van IT systemen. Als je als organisatie op dat niveau je kosten geregistreerd en inzichtelijk hebt, dan weet je in ieder geval wat het je allemaal echt kost en zal je – net als in je privésituatie – in ieder geval in staat zijn om te bepalen wat je echt nodig hebt en wat eigenlijk bijzaak is. Hier kunnen hele leuke kostenbesparingen uit voortkomen!


Als laatste stap kun je met het gedetailleerde maar ook integrale kostenplaatje gaan bepalen welke waarde IT systemen nu eigenlijk toevoegen aan je bedrijfsprocessen. Als je dat uiteindelijk weet (en geloof me dat het vaststellen ervan moeilijker is dan je denkt!) dan kun je pas zeggen dat je IT echt beheerst en ben je in staat strategisch te gaan bepalen welke kant je met je IT organisatie op wilt. Je bent dan niet langer de speelbal van de markt, de software leveranciers en consultants. In plaats daarvan zit je eindelijk zelf in de bestuurders stoel van je IT organisatie. En geloof me: dat voelt best goed!
 

Afbeelding Wil je meer weten over deze nieuwe manier om naar de waarde en kosten van IT te kijken? Bestel dan het net uitgebrachte boek (of eBook) op www.amazon.com (wel engelstalig). Hierin is de theorie van ITPfM uiteengezet en ook aangegeven welke stappen een organisatie moet nemen om inzicht in waarde en kosten van IT te verkrijgen. 



Blogger: Arthur de Niet, IT portfolio manager bij Shell en schrijver Alanopress
LinkedIn profiel 

Meest gelezen