BAM creëert meer grip op werkkapitaal

 

Door Sharon Tijssen | 06.04.2017  10.57

 

Werkkapitaal is het levensbloed van bedrijven. Het Europese bouwconcern Koninklijke BAM Groep wilde meer controle  over de liquiditeit en zet daartoe SAP Design Studio in. Van bestuurskamer tot werkkeet krijgt iedereen nu heldere aanwijzingen over de gevolgen van zijn handelen voor de cashpositie.


Interview Rob van der Marck  |  Tekst Freek Blankena


Net zoals voor andere bedrijven is het voor BAM belangrijk dat rekeningen op tijd worden betaald. Zeker in de bouwwereld, waar de marges beperkt zijn, is dat het geval. Juist in die branche kunnen relatief kleine oplevergebreken ook gevolgen hebben voor de betalingssnelheid van klanten. BAM zag in 2014 in dat het ‘cash-bewustzijn’ op projectniveau bij de werkmaatschappijen te laag was. Het werkkapitaal werd daardoor negatief beïnvloed en met een nieuwe afdeling ging BAM dat probleem te lijf.


“De filosofie is: als je goed werk levert en je factureert tijdig, dan heeft dat een positief effect op het werkkapitaal, je cashvoorraad"


Franc Ensink, directeur werkkapitaal van Koninklijke BAM Groep, is sinds dat moment verantwoordelijk voor het operationele werkkapitaal. Hij legt uit waarom hij werkkapitaal als iets operationeels ziet, niet als iets financieels. “De filosofie is: als je goed werk levert en je factureert tijdig, dan heeft dat een positief effect op het werkkapitaal, je cashvoorraad. Dat hangt niet af van de collega’s op financiën, degenen die het invoeren in SAP of de  administratie, maar van de medewerkers die er daadwerkelijk voor zorgen dat bijvoorbeeld die laatste stoeptegels vlak in de straat liggen. En er dus voor zorgen dat de klant geen excuus heeft om niet te betalen. Dat is de eerste insteek. Ook het feit dat een projectleider aan het eind van de dag zegt ‘we kunnen factureren’, en niet drie weken later, zorgt voor die cash.”


KPI’s

Voor het werkkapitaal zijn drie dingen belangrijk, aldus Ensink:

  1. hoe zorg je dat uitstaande facturen op tijd worden betaald;
  2. hoe zorg je dat het verrichte werk snel wordt gefactureerd en;
  3. hoe groot is de uitstaande werkvoorraad?

In het begin hield zijn afdeling dat soort KPI’s bij in spreadsheets, waarvoor gegevens handmatig door de verantwoordelijke afdelingen werden aangeleverd. “Dat is prachtig hoor, maar één fout in een onbeveiligde formule en niemand die het doorheeft.” Dat moest anders, realiseerde hij zich begin 2016. Het ‘Excel-dashboard’ moest plaatsmaken voor een dashboard dat rechtstreeks wordt gevoed vanuit de SAP-omgeving. Daartoe is gekozen voor Design Studio, het datavisualisatiegereedschap uit de Business Objects-portefeuille.


Voor SAP BI-specialist Ronald Konijnenburg van Interdobs, die BAM hiermee helpt, ligt die keuze voor de hand, zeker vanuit IT-perspectief. “BAM heeft het in het verleden geprobeerd met non-SAP-producten en dat bleek toch niet zo effectief te zijn, vooral omdat dat meerdere kopieerslagen vergde en de integratie met het BW-systeem niet optimaal was.” Daarnaast is de huisstijl van BAM flexibel in Design Studio in te voeren en is de analysefunctionaliteit optimaal.


Eenvoudig

Het helder, eenduidig en eenvoudig weergeven van de stand van zaken is belangrijk, vindt  Ensink: “De snelheid van factureren en de snelheid van incasseren hebben we zelf in handen. Wij zien: die duizend euro had moeten worden betaald op de vijftiende, maar wórdt twee dagen later betaald. Dat zijn twee cashdagen die we terug willen; dat begrijpt de raad van bestuur, maar ook de man aan de schop. Dus we houden het simpel: wáár kan het werkkapitaalproces geoptimaliseerd worden? Die informatie is voor de man in de bouwkeet precies hetzelfde als voor de raad van bestuur.”


De processen zijn dan ook de grootste uitdaging bij het invoeren van het nieuwe dashboard. Konijnenburg: “Franc en zijn mensen waren helder over welke KPI's ze wilden zien. Alleen heb je het proces vanuit de BI-kant minder in de hand. Ik geloof dat we 500 bedrijfsnummers hebben in SAP. Daarnaast moeten er non-SAP-systemen worden ontsloten. De procesinrichting kan per land en per werkmaatschappij ook nogal verschillen.” De vraag is bijvoorbeeld of facturen tussen de werkmaatschappijen moeten meetellen. Vervolgens komt de vraag waar dat soort ongerechtigheden opgelost moeten worden – met ‘filters’, in de BI-omgeving, of in de processen zelf?  “BAM is momenteel gefocust op de optimalisatie van haar primaire processen. S4/HANA zal hierin een belangrijke bijdrage leveren. Onze modelleer-aanpak is erop gericht om met deze verandering mee te kunnen bewegen. Onder andere om ervoor te zorgen dat we datavelden altijd kunnen herleiden naar de bron.”


“Wat vroeger aan de controllers werd gevraagd en waar ze toch wel een dag mee druk waren om dat in Excel aan te leveren, verschijnt nu met een druk op de knop elke dag bij mij op het scherm"


Lessen

Momenteel worden de oorspronkelijke spreadsheets naast de SAP BI-omgeving gehouden om de laatste verschillen op te lossen. Het resultaat wordt een veel sneller en overzichtelijker dashboard. “Wat vroeger aan de controllers werd gevraagd en waar ze toch wel een dag mee druk waren om dat in Excel aan te leveren, verschijnt nu met een druk op de knop elke dag bij mij op het scherm.”


Waar moet je nu aan denken bij een dergelijk project?

“Van tevoren goede afspraken maken over de definities van de KPI's is cruciaal als startpunt”, zegt Konijnenburg. “En een gedegen architectuur- en informatiemodel – wat wil ik nu ontsluiten – is in een dynamische organisatie als BAM belangrijk. Je moet goed weten waar de data vandaan komen.” Daarnaast kan zo’n dashboard-project qua visualisatie het best in een iteratief proces worden gegoten. “Je kunt uitgaan van specificaties, maar als je je dashboard gaat vormgeven, komen er toch nieuwe inzichten. We zien hier de toegevoegde waarde van de SCRUM-methodiek, die we binnen het project gebruiken. Maar betrek er niet te véél stakeholders bij.” Ensink: “Het moet geen lappendeken worden, maar clean, sober en strak. Visualisatie is een kunst op zich.”


“Ik zou willen dat projectleiders op hun mobiel gewoon op vrijdagmiddag zien 'deze facturen moeten eruit' en 'deze hadden al betaald moeten worden'. Dus digitale reminders om het proces optimaal te houden.


Mobiel

Ensink droomt over waar het vervolgens heen zou moeten met de informatie uit het dashboard. “Ik zou willen dat projectleiders op hun mobiel gewoon op vrijdagmiddag zien 'deze facturen moeten eruit' en 'deze hadden al betaald moeten worden'. Dus dat ze digitale reminders krijgen om het proces optimaal te houden. Mobiel is belangrijk, want ze zitten buiten. Op het moment dat er bij een klant een dispuut is, al is het maar over een deurkruk, en er loopt iemand van ons daar rond, dan is het natuurlijk prachtig als hij dat ter plekke kan oplossen.”


Technisch gezien is de komst van Lumira 2.0 in 2017 relevant voor BAM, denkt Konijnenburg. Deze samenvoeging van onder andere Design Studio en het ‘data- discovery’-tool Lumira kan helpen patronen te ontdekken in de data. “Design Studio is goed in het definiëren van KPI's met een redelijk vastgedefinieerd pad. Maar als ik bijvoorbeeld producitviteitsdata wil vergelijken moet ik daarvoor een tool hebben, zoals Lumira. En de S/4HANA-migratie zal ook een rol spelen. Als we met één ECC voor het hele bedrijf gaan werken, wordt het ook makkelijker om door de data te scrollen.”

Dit artikel is mede mogelijk gemaakt door:  Afbeelding

***


Lees nog meer interessante artikelen in de online editie van het VNSG Magazine.

 

 

 

Plaats reactie

Even geduld a.u.b.

Meest gelezen