19 aanbevelingen over indirect gebruik van SAP

 

Door Rob van der Marck | 27.02.2017  14.29

 

Het begrip “indirect gebruik van SAP” of Indirect Usage/Indirect Access komt steeds vaker aan de orde bij licentie-audits en business cases voor nieuwe IT-projecten met SAP.  Bijna twee weken geleden is er in Groot-Brittannië een gerechtelijke uitspraak  in het voordeel van SAP geweest in een zaak tussen Diageo en SAP.


Voor veel SAP-klanten is het een lastig onderwerp; gebruik staat (duidelijk) omschreven in de verschillende contractdocumenten en –bijlagen, maar indirect gebruik niet altijd. Door de onduidelijkheid en ruimte voor interpretatie weten SAP-klanten niet wat ze kunnen verwachten bij audits en het aankopen van nieuwe licenties. Volgens de VNSG, verenigd in het internationale netwerk SUGEN (SAP User Group Executive Network), is SAP één van de weinige grote softwareleveranciers die niet transparant is over indirect gebruik van haar software. Daarom loopt er al geruime tijd een internationaal License Charter (project) voor Indirect Usage, waarbij de VNSG nauw betrokken is. Het doel van dit Charter is om de transparantie, voorspelbaarheid en consistentie voor indirect gebruik van SAP te verhogen en om SAP-klanten hierover beter te informeren. Samen met SAP bespreken wij diverse scenario’s en de impact van indirect gebruik op de bekende licentiemodellen. Het zal moeilijk zijn om elke mogelijke situatie te beschrijven, maar we willen bereiken dat klanten en SAP duidelijke richtlijnen hebben voor de afhandeling van indirect gebruik. Immers, met SAP-systemen die worden verbonden met de buitenwereld in Internet of Things scenario's, zal indirect gebruik de komende jaren alleen nog maar verder toenemen.

Aanbevelingen
De gesprekken tussen SUGEN en SAP lopen nog steeds en er is nog geen eindresultaat. Voorlopig willen wij onze leden helpen met aanbevelingen die wij hebben verzameld op basis van gesprekken met onze leden en die daarnaast afkomstig zijn uit een whitepaper van de Franse SAP-gebruikersvereniging USF. Het zijn zaken die diverse SAP-klanten leden van de VNSG, al doen om “in control” te blijven bij contractonderhandelingen, bij een licentie-audit in het algemeen en voor indirect gebruik van SAP in het bijzonder.

Algemene licentie- en auditzaken

1. Neem genoeg tijd voor contractonderhandelingen en houd daarbij rekening met de duur, de planning en de tijdsinvestering.

2. Soms is het nodig of raadzaam om contracten van oude en nieuwe aankopen te combineren.

3. Identificeer en begrijp het verschil tussen verschillende versies van een contract en/of order voor het ondertekenen van een nieuw document. Vraag assistentie van juridische zaken binnen uw bedrijf, van een externe juridische adviseur en/of van een externe licentie-adviseur.

4. Raadpleeg de prioriteitsvolgorde van de contractuele documenten om zeker te zijn dat onderhandelde clausules niet ter discussie worden gesteld bij volgende orders of audits.

5. Vraag om de SAP prijslijst voor elke order die wordt geplaatst of voor een algemene analyse. Wees alert op elke wijziging in een onderdeel van een order.

6. Print alle online documenten waarnaar de contracten verwijzen of sla ze digitaal op in een archief als “niet-modificeerbaar document”.

7. Leg telefonische en persoonlijke gesprekken met SAP over licentie- en auditzaken vast in een verslag.

8. Bewaar alle correspondentie die is uitgewisseld met SAP over licentie- en auditzaken, ook de correspondentie via e-mail.

9. Laat contact met SAP over licentie- en auditzaken altijd door de verantwoordelijke persoon met de juiste kennis en ervaring afhandelen.

10. Zorg ervoor dat u volledig inzicht in uw huidige IT-landschap heeft. Het is van belang dat potentiële risico’s binnen uw organisatie bekend zijn vóór bijvoorbeeld een licentie-audit.

11. Kijk vóór een licentie-audit goed naar de vastgelegde gebruiksomschrijving in de SAP contracten en in documentatie van eerdere licentie-audits.

12. Wees bewust welke data wel en niet wordt gedeeld met SAP. Geef alleen die informatie over IT-architectuur, processchema’s en dergelijke aan SAP, die zijn overeengekomen in het contract met SAP en die volgens het eigen beleid mogen worden gedeeld.

13. Maak voor licentie- en auditzaken gebruik van expertise binnen de VNSG of van een gespecialiseerd SAP licentiespecialist.

 

Indirect gebruik

14. Bespreek mogelijk indirect gebruik ook als het doel is om bepaalde data uit een SAP-oplossing te combineren met een niet-SAP oplossing of bepaalde maatwerk ontwikkeling. Onderzoek het eerst intern en zorg bij de bespreking met SAP ervoor dat de gemaakte afspraken hierover ook schriftelijk worden vastgelegd.

15. Ga niet akkoord met het toevoegen van een clausule waarin het begrip indirect gebruik wordt geïntroduceerd voor eerder aangekochte licenties, zonder dat SAP formeel de impact op uw bestaande SAP-oplossingen heeft aangegeven.

16. De kosten van indirect gebruik zijn een belangrijk criterium bij het ontwerpen van een SAP-oplossing. Breng de processen tussen SAP en andere applicaties in kaart met inschattingen per proces over indirect gebruik.

17. Presenteer, na de eigen interne analyse, de te implementeren oplossing en mogelijke alternatieven aan SAP om het op indirect gebruik te laten valideren vóór implementatie en de aankoop in een contract.

18. Vraag, na de eigen interne analyse, vóór of gedurende een project aan SAP om de kosten voor indirect gebruik te specificeren; zorg ervoor dat het wordt vastgelegd in het contract of de order.

19. Bespreek mogelijk indirect gebruik tussen SAP oplossingen, bijvoorbeeld on-premise SAP ERP met cloud SAP zoals Ariba, SuccessFactors, Fieldglass en Hybris.

Voor vragen en/of meer informatie, neem contact op met Rob van der Marck van de VNSG

Meest gelezen